Nichts ist so stetig wie der Wandel


Porath Customs Agents verlässt nach 10 Jahren den Standort im ehemaligen Freihafen, und bezieht neue Büroräume in Hamburgs City-Süd. Der Standort Australiastraße, direkt neben dem Zollamt, bleibt neben dem neuen Büro im Heidenkampsweg 81 erhalten.

Porath Pier 81 HeidenkampswegAls die beiden Büros von Porath Customs Agents im ehemaligen Zollamt Brooktor und im Zollamt Waltershof im April 2004 zusammengelegt wurden, bestand das Porath Team aus insgesamt 12 Mitarbeitern – und einem Büro am Windhukkai, in unmittelbarer Nähe zum Zollamt. 10 Jahre später hat sich das Unternehmen mit fünf Büros in drei Ländern und fast 60 Mitarbeitern zu einem der führenden Zolldienstleister für europaweite Zolllösungen entwickelt. Porath setzt dabei auf die Single Point of Contact Philosophie. Die Kunden profitieren von einem einzigen Ansprechpartner, der für die Kunden in seiner Muttersprache sämtliche Aufträge abwickelt – unabhängig davon, an welchem Ort die Zollabfertigung stattfinden soll. Die sich permanent verändernden Anforderungen der Kunden haben auch eine deutliche Veränderung des angebotenen Dienstleistungsportfolios nach sich gezogen. So wird heute nicht mehr nur die reine Zolldeklaration angeboten, sondern ganzheitliche Lösungen und Mehrwertdienstleistungen, wie das Organisieren von Zollbeschauen und Veterinärkontrollen, Beratungsangebote und IT-Services. Porath bleibt dabei ein verlässlicher, neutraler Partner, und konzentriert sich auf sein Kerngeschäft.

Das elektronische Umfeld hat die Arbeit von Zollagenten entscheidend verändert

Die Arbeit von Zolldienstleistern hat sich in den letzten Jahrzehnten durch den immer weiter fortentwickelten Einsatz von IT-Lösungen entscheidend verändert. War es bis Mitte der 1990er Jahre noch üblich, Zollanmeldungen mittels des Einheitspapiers unter Vorlage aller Unterlagen im Original abzugeben, beschränkt sich die Tätigkeit heute dank des IT-Systems ATLAS auf eine reine Bildschirmtätigkeit. ATLAS brachte sehr viele Vorteile mit sich, die jedoch auch ihren Preis forderten. So ist der persönliche Kontakt zu den Abfertigungsbeamten fast vollständig auf das Telefon beschränkt. Persönliches Erscheinen bei der Abfertigung zur Klärung von Unstimmigkeiten ist durch die elektronischen Verfahren meist nur noch in sehr wenigen Ausnahmefällen erforderlich.

ATLAS hat viele Vorteile – birgt aber auch Gefahren

Eine Schwachstelle im Vergleich zum Einheitspapier ist, dass die Bearbeitung der Zollanmeldung durch die Abfertigungsstelle aufgrund des papierlosen ATLAS Systems meist nur anhand der übermittelten Daten erfolgt – ohne Abgleich und Prüfung der Dokumente. Dies erhöht die Anforderung an Zollagenten wie Porath Customs Agents, noch mehr Wert auf die Qualität der Daten zu legen, die an den Zoll übermittelt werden. Denn was für den Zoll auf dem Monitor plausibel aussieht, wird in der Regel auch abgefertigt. Ob die Daten auch korrekt sind, erfahren Importeure, die nicht über ein internes Zoll-Controlling verfügen, meist erst bei einer Betriebsprüfung durch den Zoll.

Standort spielt nach Auflösung der Freizone eine untergeordnete Rolle

„Nach der Auflösung der Freizone haben wir im vergangen Jahr genau beobachtet, ob eine Präsenz vor Ort mit dieser Anzahl an Mitarbeitern noch erforderlich ist, um unseren Kunden den gewohnten Service bieten zu können“, sagt Thorsten Porath, Geschäftsführer von Porath Customs Agents, und führt weiter aus „Für die Prozesse unserer Kunden spielt der Standort in Hamburg zu 99% keine Rolle mehr – für die restlichen 1% halten wir unseren Standort in der Australiastraße, direkt neben dem Zollamt, weiter besetzt“.

Der Zoll in Hamburg arbeitet seit Auflösung der Freizone zum 1. Januar 2013 auch auf der Kommunikationsebene voll elektronisch. So werden für die Übermittlung von Dokumenten, die für die Bearbeitung von Zollanmeldungen oder zur Durchführung von Beschaumaßnahmen erforderlich sind, Emails statt Papierdokumente akzeptiert, sofern nicht die Vorlage von Originalunterlagen gesetzlich vorgeschrieben ist. Für die Bearbeitung setzt der Zoll in Hamburg ein inzwischen etabliertes Ticket-System ein, das Transparenz und einheitliche Strukturen bei der Bearbeitung schafft. Porath Customs Agents setzt für die Übermittlung von Dokumenten ein IT-System ein, das Dokumente unmittelbar nach Anforderung durch den Zoll voll automatisiert und ohne Zeitverlust an den Zoll sendet. Denn ATLAS und das Ticket System haben eins gemeinsam: beide arbeiten „FIFO“. Für die Kunden von Porath Customs Agents bedeutet das, dass die Wartezeiten für die Bearbeitung beim Zoll automatisch optimiert werden.

Neue Flächen sind für weiteres Wachstum und verbesserte Zusammenarbeit ausgelegt

Mit insgesamt 1.162 m2 Fläche im Heidenkampsweg (“Pier 81”) wird dem Team in Hamburg ab April 2014 fast das dreifache der zurzeit angemieteten Fläche am Windhukkai zur Verfügung stehen. Die Büroräume wurden anhand der aktuellen und zukünftigen Organisationsstruktur, sowie unter Berücksichtigung der internen Kommunikationserfordernisse völlig neu geplant. Für die optimale Beratung in allen Fragen um das Zoll- und Außenwirtschaftsrecht wurden drei neue Besprechungsräume geplant.

Aus Mitarbeitersicht hatte der alte Standort mitten im Zentrum des ehemaligen Freihafengebietes zwar einen gewissen Charme, aber in Bezug auf Erreichbarkeit und Möglichkeiten für die Pausengestaltung nicht viele Vorteile. Das wird sich ab April entscheidend ändern. Der neue Standort ist bequem mit der S-Bahn zu erreichen (Bahnhof Hammerbrook, ca. 650 Meter zu Fuß), verfügt über ein vielfältiges Angebot an Restaurants, Bäckern und Cafés und sogar über einen Wochenmarkt.